KOORDINASI
•
Suatu usaha kerja sama antara badan, instansi, unit dalam pelaksanaan
tugas-tugas tertentu, sehingga terdapat saling mengisi, saling membantu dan
saling melengkapi.
• Orang yang menggerakkan / mengkoordinasi
unsur-unsur manajemen untuk mencapai tujuan disebut koordinator (manajer).
Teori-teori koordinasi :
a. Menurut E. F. L. Brech dalam bukunya, The
Principle and Practice of Management :
• Koordinasi adalah mengimbangi dan
menggerakkan tim dengan memberikan lokasi
kegiatan pekerjaan yang cocok kepada
masing-masing dan menjaga agar kegiatan itu
dilaksanakan dengan keselarasan yang
semestinya di antara para anggota itu sendiri.
b. Menurut G. R. Terry dalam bukunya,
Principle of Management :
• Koordinasi adalah suatu usaha yang sinkron /
teratur untuk menyediakan jumlah dan
waktu yang tepat dan mengarahkan pelaksanaan
untuk menghasilkan suatu tindakan
yang seragam dan harmonis pada sasaran yang
telah ditentukan.
Menurut
tinjauan manajemen, koordinasi menurut Terry meliputi :
1. Jumlah usaha baik secara kuantitatif,
maupun secara kualitatif
2. Waktu yang tepat dari usaha-usaha tersebut
3. Directing atau penentuan arah usaha-usaha
tersebut
Syarat-syarat
koordinasi :
1. Sense of Cooperation, perasaan untuk saling
bekerja sama, dilihat per bagian.
2. Rivalry, dalam perusahaan besar, sering
diadakan persaingan antar bagian, agar saling berlomba untuk kemajuan.
3. Team Spirit, satu sama lain per bagian
harus saling menghargai.
4. Esprit de Corps, bagian yang saling
menghargai akan makin bersemangat.
Sifat-sifat
koordinasi :
1. Koordinasi adalah dinamis, bukan statis.
2. Koordinasi menekankan pandangan menyeluruh
oleh seorang manajer dalam kerangka mencapai sasaran.
3. Koordinasi hanya meninjau suatu pekerjaan
secara keseluruhan.
Koordinasi
dibedakan atas :
1. Koordinasi vertikal, tindakan-tindakan atau
kegiatan penyatuan, pengarahan yang dijalankan oleh atasan terhadap kegiatan
unit-unit, kesatuan kerja yang ada di bawah wewenang dan tanggung jawabnya.
2.
Koordinasi horisontal, tindakan-tindakan atau kegiatan penyatuan, pengarahan
yang dijalankan terhadap kegiatan dalam tingkat organisasi yang setingkat.
Koordinasi
horisontal terbagi :
a. Interdiciplinary, Koordinasi dalam rangka
mengarahkan, menyatukan tindakan,
mewujudkan, menciptakan disiplin antara unit
yang satu dengan unit yang lain secara
intern maupun ekstern pada unit-unit yang sama
tugasnya.
b. Inter-Related, koordinasi antar badan
(instansi). Unit-unit yang fungsinya berbeda, tetapi
instansinya saling berkaitan secara
intern-ekstern yang selevel.
Cara
mengadakan Koordinasi :
1. Memberikan keterangan langsung dan secara
bersahabat. Keterangan mengenai pekerjaan saja tidak cukup, karena tindakan
yang tepat haru sdiambil untuk menciptakan, menghasilkan koordinasi yang
diharapkan.
2. Mensosialisasikan tujuan kepada para
anggota, agar tujuan tersebut berjalan secara
bersama, tidak sendiri-sendiri.
3. Mendorong anggota untuk bertukar pikiran,
mengemukakan ide, dll.
4. Mendorong anggota untuk berpartisipasi
dalam tingkat perumusan dan penciptaan sasaran.
Coordination dan Cooperation :
- Koordinasi berhubungan dengan sinkronisasi,
jumlah, waktu, arah dan mempunyai arti lebih luas daripada kooperasi.
- Kooperasi adalah tindakan bersama oleh
sejumlah orang terhadap tujuan yang sama.
MASALAH
- MASALAH PENCAPAIAN KOORDINASI YANG EFEKTIF
Empat
tipe perbedaan dalam sikap dan cara kerja di antara bermacam-macam individu dan
departemen-departemen dalam organisasi menurut Paul R. Lawrence dan Jay W.
Lorch adalah:
Perbedaan
dalam orientasi terhadap tujuan tertentu.
Para
anggota dari departemen yang berbeda mengembangkan pandangan-pandangan mereka
sendiri tentang bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi yang baik.
Perbedaan
dalam oriantasi waktu
Manajer
akan lebih memperhatikan masalah-masalah yang harus dipecahkan segera atau
dalam periode waktu pendek. Bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat
dengan masalah-masalah jangka panjang.
Perbedaan
dalam orientasi antar pribadi.
Kegiatan
produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat agar
prosesnya lancar, sedang bagian penelitian dan pengembangan mungkin dapat lebih
santai dan setiap orang dapat mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu
dengan yang lain.
Perbedaan
dalam formalitas struktur.
Setiap
tipe satuan dalam organisasi mungkin mempunyai metoda-metoda dan
standar-standar yang berbeda untuk mengevaluasi program terhadap tujuan dan
untuk balas jasa bagi karyawan.
Pendekatan – pendekatan untuk mencapai
koordinasi yang efektif
Komunikasi
adalah kunci koordinasi yang efektif. Koordinasi secara langsung tergantung
pada perolehan, penyebaran dan pemrosesan informasi. Semakin besar
ketidakpastian tugas yang dikoordinasi, semakin membutuhkan informasi. Pada
dasarnya koordinasi merupakan pemrosesan informasi. Terdapat tiga pendekatan
untuk pencapaian koordinasi yang efektif, yaitu:
Teknik-Teknik
Manajemen Dasar
Untuk
mencapai koordinasi yang efektif kita dapat menggunakan mekanisme teknik-teknik
manajemen dasar : hirarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai pengarah umum kegiatan-kegiatan
serta aturan-aturan dan prosedur-prosedur. Organisasi relatif tidak memerlukan
peralatan koordinasi lebih dari teknik-teknik
tersebut.
Mekanisme
teknik manajemen dasar
ü Hirarki manajerial.
Rantai
perintah, aliran informasi dan kerja, wewenag formal, hubungan tanggung jawab
dan akuntanbilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan
secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.
ü Aturan dan prosedur.
Adalah
keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian
rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan
pengawasan rutin.
ü Rencana dan penetapan tujuan.
Pengembangannya
dapat digunakan untuk pengoordinasian melalui pengarah seluruh satuan orgaisasi
terhadap sasaran-sasaran yang sama. Ini diperlukan bila aturan dan prosedur
tidak mampu lagi memproses seluruh informasi yang dibutuhkan untuk
mengoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-satuan oraganisasi.
Meningakatkan
koordinasi potensial
Meningkatkan
koordinasi potensial menjadi diperlukan bila bermacam-macam satuan organisasi
menjadi saling tergantung dan lebih luas dalam ukuran dan fungsi. Koordinasi ini dapat di tingkatkan melalui
dua cara, yaitu :
Sistem
informasi vertikal.
Adalah
peralatan melalui mana data disalurkan melewati tingkatan-tingkatan organisasi.
Komunikasi dapat terjadi di dalam atau di luar rantai perintah. Sistem
informasi manajemen telah dikembangkan dalam kegiatan-kegiatan seperti
pemasaran, keuangan, produksi, dan operasi-operasi internasional untuk
meningkatkan informasi yang tersedia bagi perencanaan, koordinasi, dan
pengawasan.
Hubungan-hubungan
lateral (harizontal).
Melalui
pemotongan rantai perintah, hubungan-hubungan lateral membiarkan informasi
dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki dimana informasi yang
dibutuhkan ada.
Beberapa
hubungan lateral, yaitu:
ü Kontak langsung antara individu-individu
yang dapat meningkatakan efektivitas dan efisiensi kerja.
ü Peranan penghubung, yang menangani
komunikasi antar departemen sahingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi.
ü Panitnya dan satuan tugas. Panitnya
biasanya diorganisasi secara formal dengan pertemuan yang dijadwalkan teratur.
Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk masalah-masalah khusus.
ü Pengintegrasian peranan-peranan, yang
dilakukan oleh misal manajer produk atau proyek, perlu diciptakan bila suatu
produk, jasa atau proyek khusus memerlukan tingkat koordinasi yang tinggi dan
perhatian yang terus menerus dari seseorang.
ü Peranan penghubung manajerial, yang
mempunyai kekuasaan menyetujui perumusan anggaran oleh satuan-satuan yang
diintegrasikan dan implementasinya. Ini diperlukan bila posisi pengintegrasian
yang dijelaskan pada d di atas tidak secara efektif mengoordinasikan tugas
tertentu.
ü Organisasi matriks, suatu mekanisme yang sangat baik bagi
penanganan dan penyelesaian proyek-proyek yang kompleks.
Metoda
Pengurangan Kebutuhan akan Koordinasi
Dalam
beberapa situasi adalah tidak efisien untuk mengembangkan cara pengkoordinasian
tambahan. Ini dapat dilakukan dengan penyediaan tambahan smber daya-sumber daya
untuk satuan-satuan organisasi atau penglompokan kembali satuan-satuan
organisasi agar tugas-tugas dapat berdiri sendiri.
Penciptaan
sumber daya-sumber daya tambahan.
Sumber
daya-sumber daya tambahan memberikan kelonggaran bagi satuan-satuan kerja.
Penambahan tenaga kerja, bahan baku atau waktu, tugas diperingan dan
masalah-masalah yang timbul berkurang.
Penciptaan
tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri.
Teknik
ini mengurangi kebutuhan koordinasi dengan mengubah karakter satuan-satuan
organisasi. Kelompok tugas yang dapat berdiri sendiri diserahi suatu tanggung
jawab penuh salah satu organisasi operasi (perusahaan)
MEKANISME
– MEKANISME PENGKOORDINASIAN DASAR
dalam
pengkoordinasian dasar qt harus mengetahui Mekanisme-mekanisme apa saja yg
harus di perhatikan
1.
Hirarki manajerial.
Rantai
perintah, aliran informasi dan kerja, wewenag formal, hubungan tanggung jawab
dan akuntanbilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan
secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.
2.
Aturan dan prosedur.
Adalah
keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian
rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan
pengawasan rutin.
3.
Rencana dan penetapan tujuan.
Pengembangannya
dapat digunakan untuk pengoordinasian melalui pengarah seluruh satuan orgaisasi
terhadap sasaran-sasaran yang sama. Ini diperlukan bila aturan dan prosedur tidak
mampu lagi memproses seluruh informasi yang dibutuhkan untuk mengoordinasikan
kegiatan-kegiatan satuan-satuan oraganisasi.
Meningkatkan koordinasi potensial bila
tiap bagian saling tergantung satu dengan lainnya serta lebih luas dalam ukuran
dan fungsi. Koordinasi ini dapat ditingkatkan dengan melalui dua cara, yaitu
1. Sistem informasi vertikal, penyaluran
data-data melalui tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi ini bisa di dalam
atau diluar rantai perintah.
2. Hubungan lateral (horizontal), dengan
membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat dimana
informasi diperlukan. Ada beberapa hubungan lateral
a. Hubungan langsung
b. Hubungan kelompok langsung
c. Hubungan silang
Mengurangi kebutuhan
akan koordinasi
Ada
dua metode pengurangan kebutuhan koordinasi, yaitu :
a. Penciptaan sumber daya tambahan yang
memberikan kelonggaran bagi satuan kerja, misal penambahan kerja, bahan dasar
dan pembantu, modal, pengurangan tugas dan masalah-masalah yang timbul
sekarang.
b. Penciptaan tugas-tugas yang dapat
berdiri sendiri, dengan mengubah karakter satuan organisasi.
Daftar
pustaka